INVESTAS Immobilien GmbH
Umgang mit personenbezogenen Daten (PD)
1. Einleitung
Dieses Dokument enthält Beschreibungen und Beispiele für den Umgang mit personenbezogenen Daten durch die Areal Unternehmensgruppe. Die Inhalte werden den Kunden auf geeignete Weiße, digital schriftlich im Einzelfall, oder als Verweis über die Website zur Verfügung gestellt.
1.1 Geltungsbereich
Diese Erklärung gilt für die INVESTAS Immobilien GmbH.
2. Wann erhebt und verarbeitet die INVESTAS Immobilien GmbH personenbezogene Daten?
Die INVESTAS Immobilien GmbH erhebt und verarbeitet Ihre personenbezogenen Daten unter anderem in den folgenden Fällen:
- Angebotserstellung für Interessenten
- Abschluss von Kaufverträgen
- Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen
- Unterstützung betrieblicher Prozesse durch Dienstleister
- Auftragsabwicklung / Reservierungen
Bitte helfen Sie uns dabei, Ihre Angaben aktuell zu halten, indem Sie uns über Änderungen – insbesondere zu Ihren Kontaktdaten – informieren.
3. Welche Daten können über Sie erhoben werden?
Die folgenden Kategorien von personenbezogenen Daten können erhoben werden:
- Kontaktdaten ► Name, Anschrift, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Geburtsdatum, Staatsange-hörigkeit, gesetzlicher Güterstand
- Vertragsdaten ► Kundennummer, Vertragsnummer, Ihre Unterschrift
- Bonitäts- und Identitätsangaben ► Daten zur Feststellung Ihrer Identität und Bonität, außerdem Informationen zu Transaktionen, etwaig nicht geleistete Zahlungen an uns
4. Zu welchen Zwecken werden Ihre Daten verarbeitet?
Die im Zusammenhang mit dem Vertragsabschluss oder der Erbringung der Dienste erhobenen Daten werden zu nachfolgend genannten Zwecken verarbeitet.
4.1 Erfüllung der vertraglichen Pflicht
Die INVESTAS Immobilien GmbH erhebt, verarbeitet und nutzt personenbezogene Daten im Rahmen der Verkaufs- und Beratungsprozesse im Immobilienbereich.
Im Rahmen dieser Tätigkeiten werden nachfolgend genannte Datenkategorien verarbeitet:
- Kontaktdaten (Name, Vorname, Adresse, E-Mail-Adresse, Telefon- Faxnummer, etc.)
- Bankdaten (IBAN, BIC, Kontonummer oder Bankleitzahl)
- Persönliche Informationen (z.B. Ihr Geburtstag)
- Details aus Konversationen (im Rahmen unserer Dokumentationspflichten zur Abrechnung von besprochenen Details zu Aufträgen)
4.2 Kundenbetreuung
Die INVESTAS Immobilien GmbH nutzt Ihre personenbezogenen Daten zur Ansprache i. R. der Vertragsanbahnung und Abwicklung oder für die Abwicklung sonstiger von Ihnen formulierten Anliegen (z. B. Anfragen). Zu allen Aspekten der Vertragsabwicklung oder der Abwicklung eines Anliegens sprechen wir Sie ohne gesonderte Einwilligung z. B. schriftlich, telefonisch, oder per E-Mail an, je nachdem, welche Kontaktdaten Sie angegeben haben.
4.3 Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen
Die INVESTAS Immobilien GmbH wird personenbezogene Daten zudem dann verarbeiten, wenn eine rechtliche Verpflichtung hierzu besteht.
Die INVESTAS Immobilien GmbH unterliegt einer Vielzahl an weiteren gesetzlichen Verpflichtungen. Um diesen Verpflichtungen nachzukommen verarbeiten wir Ihre Daten im erforderlichen Umfang und geben diese gegebenenfalls im Rahmen gesetzlicher Meldepflichten an die verantwortlichen Behörden weiter.
Weiterhin verarbeiten wir Ihre Daten gegebenenfalls im Fall eines Rechtsstreits, wenn der Rechtsstreit eine Verarbeitung Ihrer Daten notwendig macht.
4.4 Übermittlung an Dritte
Eine weitergehende Datenübermittlung an Dritte, nicht in einem Vertragsverhältnis zur INVESTAS Immobilien GmbH findet nicht statt.
5. Wie schützen wir Ihre personenbezogenen Daten?
Ein hundertprozentiger Schutz vor unberechtigtem Zugriff kann bei Datenübertragungen über das Internet oder eine Website nicht garantiert werden, aber wir, unsere Dienstleister und Geschäftspartner bemühen uns nach besten Kräften darum, Ihre personenbezogenen Daten im Einklang mit den geltenden Datenschutzvorschriften durch technische und organisatorische Sicherheitsvorkehrungen nach dem aktuellen Stand der Technik zu schützen. Unter anderem setzen wir folgende Maßnahmen ein.
- Strenge Kriterien für die Berechtigung zum Zugriff auf Ihre Daten nach dem „Need-to-Know-Prinzip“ (Beschränkung auf möglichst wenige Personen) und ausschließlich für den angegebenen Zweck
- Weitergabe erhobener Daten ausschließlich in verschlüsselter Form
- Firewall-Absicherung von IT-Systemen zum Schutz vor unbefugtem Zugriff, z. B. durch Hacker
- permanente Überwachung der IT-Systeme
Die sind nur einige Beispiele. Eine vollständige Liste an Maßnahmen erhalten sie im Rahmen unserer TOM´s auf Anfrage.
6. Wie lange bewahren wir Ihre Daten auf?
Die Daten werden so lange gespeichert, ergänzt und fortgeschrieben, wie es der Zweck erfordert, für den die personenbezogenen Daten erhoben werden und der von Ihnen gewünscht ist, sofern keine anderslautenden gesetzlichen Verpflichtungen, wie zum Beispiel Aufbewahrungspflichten nach Geldwäschegesetz (5 Jahre, ab Ende des laufenden Jahres), Handelsrecht (6 Jahre, ab Ende des laufenden Jahres), oder Steuerrecht (10 Jahre, ab Ende des laufenden Jahres), entgegenstehen.
7. Kontakt mit uns, Ihre Datenschutzrechte und Ihr Recht auf Beschwerde bei der Datenschutzbehörde
Bei Fragen zur Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten wenden Sie sich am besten – entweder per E-Mail unter info@investas.de oder telefonisch unter der Nummer 0821-34 44 80-0 (täglich 09–12 Uhr und 14-16 Uhr) an uns.
7.1 Betroffenenrechte
Nach der DSGVO stehen Ihnen die folgenden Rechte als betroffene Person zu:
7.1.1 Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO)
Sie können von uns jederzeit Informationen über Ihre Daten, die wir über Sie halten, verlangen. Diese Auskunft betrifft unter anderem die von uns verarbeiteten Datenkategorien, für welche Zwecke wir diese verarbeiten, die Herkunft der Daten, falls wir diese nicht direkt von Ihnen erhoben haben, und gegebenenfalls die Empfänger, an die wir Ihre Daten übermittelt haben.
7.1.2 Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO):
Sie können von uns die Berichtigung Ihrer Daten fordern. Wir werden angemessene Maßnahmen unternehmen, um Ihre Daten, die wir über Sie halten und laufend verarbeiten, richtig, vollständig und aktuell zu halten, basierend auf den aktuellsten uns zur Verfügung stehenden Informationen.
7.1.3 Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO):
Sie können von uns die Löschung Ihrer Daten verlangen, sofern hierfür die rechtlichen Voraussetzungen vorliegen. Dies kann gemäß Art. 17 DSGVO etwa dann der Fall sein, wenn z.B.:
- die Daten für die Zwecke, für die sie erhoben oder auf sonstige Weise verarbeitet wurden, nicht länger erforderlich sind
- Sie Ihre Einwilligung, die Grundlage der Datenverarbeitung ist, widerrufen und es an einer ander-weitigen Rechtsgrundlage für die Verarbeitung fehlt
7.1.4 Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO):
Sie können von uns die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten verlangen, falls:
- Sie die Richtigkeit der Daten bestreiten und zwar für den Zeitraum, den wir benötigen, um die Richtigkeit der Daten zu überprüfen
- die Verarbeitung unrechtmäßig ist und Sie die Löschung Ihrer Daten ablehnen und stattdessen die Einschränkung der Nutzung verlangen
7.1.5 Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO):
Auf Ihren Antrag hin werden wir Ihre Daten – soweit dies technisch möglich ist – an einen anderen Verantwortlichen übertragen. Dieses Recht steht Ihnen allerdings nur zu, sofern die Datenverarbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht oder erforderlich ist, um einen Vertrag durchzuführen.
7.1.6 Recht auf Widerspruch (Art. 21 DSGVO):
Sie können der Verarbeitung Ihrer Daten aus Gründen jederzeit widersprechen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, sofern die Datenverarbeitung auf Ihrer Einwilligung oder auf unseren berechtigten Interessen oder denen eines Dritten beruht.
7.2 Fristen zur Erfüllung von Betroffenenrechten
Wir bemühen uns grundsätzlich, allen Anfragen innerhalb von 30 Tagen nachzukommen.
7.3 Beschwerde bei Aufsichtsbehörden
Die INVESTAS Immobilien GmbH nimmt Ihre Bedenken und Rechte sehr ernst. Sollten Sie aber der Ansicht sein, dass wir Ihren Beschwerden oder Bedenken nicht hinreichend nachgekommen sind, haben Sie das Recht, eine Beschwerde bei einer zuständigen Datenschutzbehörde einzureichen.